Mua hàng theo yêu cầu là gì? Một hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, các quy trình quản lý mua sắm đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công và hiệu quả của một doanh nghiệp. Một trong những quy trình cốt lõi, thường bị bỏ qua nhưng cực kỳ quan trọng, chính là “mua hàng theo yêu cầu” hay còn gọi là “purchase requisition”. Vậy “purchase requisition là gì?” và tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng khám phá chi tiết qua bài viết này.

Khái niệm “Purchase Requisition”

Trước hết, “purchase requisition” là một yêu cầu chính thức từ nhân viên hoặc phòng ban trong công ty gửi đến bộ phận mua hàng, nhằm đề nghị mua sắm một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Đây là bước đầu tiên trong quy trình mua sắm và đóng vai trò như cầu nối giữa người yêu cầu và người thực hiện mua hàng.

Khi nhận được “purchase requisition”, bộ phận mua hàng sẽ xem xét, xác minh tính cần thiết và hợp lý của yêu cầu trước khi tiến hành các bước tiếp theo như chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả và ký kết hợp đồng. Bởi vậy, một yêu cầu mua hàng chi tiết, chính xác sẽ giúp quy trình này diễn ra trơn tru, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Tại sao “Purchase Requisition” quan trọng?

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, sự minh bạch và kiểm soát là những yếu tố sống còn. “Purchase requisition” không chỉ giúp đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ được mua sắm theo đúng yêu cầu, mà còn là công cụ để theo dõi, kiểm soát chi phí và ngăn chặn việc mua sắm không cần thiết.

Thử tưởng tượng rằng một nhân viên có thể tự do mua sắm mà không cần thông qua bất kỳ quy trình nào, việc lạm dụng quyền lực này có thể dẫn đến tình trạng ngân sách vượt kiểm soát, lãng phí tài nguyên và thậm chí là thất thoát tài chính nghiêm trọng. Quy trình “purchase requisition” giúp ngăn chặn những vấn đề này bằng cách đảm bảo rằng mọi quyết định mua sắm đều được xem xét và phê duyệt một cách kỹ lưỡng.

Các bước trong quy trình “Purchase Requisition”

Quy trình “purchase requisition” thường bao gồm nhiều bước, từ việc tạo yêu cầu ban đầu cho đến khi yêu cầu đó được phê duyệt và chuyển thành đơn đặt hàng chính thức. Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về các bước chính:

1. Tạo yêu cầu mua sắm: Nhân viên hoặc phòng ban có nhu cầu sẽ tạo một “purchase requisition” chi tiết, bao gồm thông tin về sản phẩm/dịch vụ cần mua, số lượng, thời gian yêu cầu, và lý do cần thiết.
2. Xem xét và phê duyệt: Sau khi yêu cầu được tạo, nó sẽ được chuyển đến cấp trên hoặc bộ phận mua hàng để xem xét và phê duyệt. Quy trình này có thể bao gồm việc kiểm tra ngân sách, xác minh tính hợp lý của yêu cầu và đánh giá tính cấp thiết.
3. Tạo đơn đặt hàng: Khi yêu cầu được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành tạo đơn đặt hàng (purchase order) chính thức và gửi đến nhà cung cấp. Đơn đặt hàng này sẽ bao gồm tất cả các chi tiết liên quan đến sản phẩm/dịch vụ, điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng.
4. Theo dõi và nhận hàng: Sau khi đơn đặt hàng được gửi đi, doanh nghiệp sẽ theo dõi tiến trình giao hàng và đảm bảo rằng sản phẩm/dịch vụ được nhận đúng hạn và đúng chất lượng.
5. Thanh toán và lưu trữ hồ sơ: Cuối cùng, sau khi nhận hàng, doanh nghiệp sẽ thực hiện thanh toán và lưu trữ các hồ sơ liên quan để phục vụ cho việc kiểm toán sau này.

Những khó khăn thường gặp trong quy trình “Purchase Requisition”

Mặc dù “purchase requisition” là một công cụ quan trọng, nhưng việc thực hiện nó không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Một số khó khăn thường gặp bao gồm:

• Thiếu chi tiết trong yêu cầu: Một yêu cầu mua sắm không rõ ràng hoặc thiếu chi tiết có thể dẫn đến việc mua sắm sai sản phẩm hoặc dịch vụ, làm lãng phí thời gian và tài nguyên.
• Phê duyệt chậm trễ: Quy trình phê duyệt quá lâu có thể gây ra sự chậm trễ trong việc mua sắm, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh của công ty.
• Xung đột giữa các phòng ban: Đôi khi, các phòng ban có thể mâu thuẫn về nhu cầu mua sắm, dẫn đến việc trì hoãn hoặc hủy bỏ yêu cầu mua hàng.

Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình “Purchase Requisition”?

Để vượt qua những khó khăn trên, doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình “purchase requisition” bằng một số biện pháp sau:

1. Xây dựng quy trình rõ ràng: Một quy trình rõ ràng và minh bạch sẽ giúp nhân viên hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình trong việc tạo và phê duyệt yêu cầu mua sắm. Điều này cũng giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả làm việc.
2. Sử dụng phần mềm quản lý mua sắm: Việc áp dụng phần mềm quản lý mua sắm có thể giúp tự động hóa nhiều bước trong quy trình, từ việc tạo yêu cầu cho đến phê duyệt và theo dõi tiến trình mua sắm. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp theo dõi và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả hơn.
3. Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình mua sắm và tầm quan trọng của việc lập “purchase requisition” chi tiết sẽ giúp nâng cao nhận thức và giảm thiểu sai sót.
4. Thiết lập hệ thống phê duyệt linh hoạt: Một hệ thống phê duyệt linh hoạt, có thể điều chỉnh theo mức độ khẩn cấp và quy mô của yêu cầu, sẽ giúp đảm bảo rằng quy trình mua sắm không bị trì hoãn do các bước phê duyệt quá cứng nhắc.

Kết luận

“Purchase requisition” là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý mua sắm của mọi doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp kiểm soát chi phí, ngăn chặn việc mua sắm không cần thiết mà còn đảm bảo rằng mọi sản phẩm và dịch vụ được mua sắm đều phục vụ đúng mục đích và nhu cầu của doanh nghiệp. Bên cạnh việc tối ưu hóa quy trình mua sắm, các doanh nghiệp còn cần chú trọng đến việc tuyển nhân viên kinh doanh và tuyển dụng chăm sóc khách hàng để xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ và hiệu quả. Những vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, cũng như đảm bảo rằng các quy trình nội bộ diễn ra suôn sẻ và đáp ứng nhu cầu của thị trường. Bằng cách tối ưu hóa quy trình này, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp và tiết kiệm tài nguyên.